Rendere accessibili 200 anni di storia della città di Bautzen

In molte città, gli archivi ospitano ricche collezioni di lettere, libri, diari, verbali e altri preziosi manufatti. Tuttavia, queste fonti di conoscenza e informazione sono spesso sottoutilizzate perché fragili o perché la calligrafia potrebbe essere illeggibile per un occhio inesperto.

L'Archivverbund Bautzen si è trovato di fronte a una sfida simile: quasi 300 libri contenenti i verbali delle riunioni settimanali del consiglio comunale di 200-400 anni fa, che forniscono informazioni sul passato della città, erano poco utilizzati a causa della calligrafia difficile da leggere. Per l'articolo di oggi, abbiamo parlato con Grit Richter-Laugwitz, responsabile dell'Istituto per la conservazione dei documenti. Archivverbund Bautzen, sul compito di trascrivere i verbali del consiglio comunale di Bautzen utilizzando Transkribus, sull'importanza di questi documenti e su come Transkribus ha contribuito a renderli accessibili al pubblico online.

Grit Richter-Laugwitz, responsabile dell'Associazione Archivi di Bautzen. © Holger Hinz

Avvio del progetto

Con le annotazioni settimanali nei 257 libri dei verbali del consiglio comunale dal 1623 al 1832, la città di Bautzen dispone di documenti che offrono informazioni su (quasi) tutto ciò che accadeva in città in quel periodo. Grit Richter-Laugwitz e i Archivverbund Bautzen (costituito dallo Stadtarchiv e dallo Staatsfilialarchiv Bautzen) si è reso conto che due secoli di storia della città documentati in questi documenti erano una ricca fonte di conoscenza. In questo contesto, è stato avviato un progetto per trascrivere e riportare alla luce questa raccolta di documenti storici.

La collaborazione è stata al centro di questa iniziativa, con Transkribus che si è unito all'Archivverbund Bautzen come partner del progetto. Il sostegno finanziario per il progetto è stato fornito dall'Associazione 'WissensWandel', un programma digitale della Commissione governativa federale per la cultura e i media (BKM). Richter-Laugwitz spiega che il programma è stato concepito per aiutare le biblioteche e gli archivi a migliorare l'accesso alle loro collezioni indipendentemente dall'uso in loco e ad applicare nuovi formati (digitali) di trasferimento delle conoscenze e delle informazioni. L'obiettivo di questo particolare progetto era quello di rendere più accessibile la "Ratsprotokolle" (verbali del consiglio comunale), uno dei più importanti fondi archivistici della città di Bautzen.

Il verbale del consiglio comunale di Bautzen

I verbali del consiglio comunale di Bautzen, datati dal 1623 al 1832, costituiscono un'importante pietra miliare del patrimonio storico della città. Ma perché questi documenti sono così importanti per la comprensione e la ricerca del passato della città?

Questi libri documentano le riunioni settimanali del consiglio, composto da sette a dodici uomini appartenenti a famiglie patrizie benestanti, tra cui Richter-Laugwitz, che ogni anno eleggeva un sindaco. "I verbali del consiglio registrano sia gli affari annuali del consiglio sia le questioni discusse durante le riunioni, che coprono l'intera gamma delle funzioni e degli sviluppi comunali".

Richter-Laugwitz chiarisce che, sebbene catalogati sotto il titolo generico di "Verbali del Consiglio", il loro vero contenuto è rivelato solo da un attento esame di ogni voce. Dalle informazioni sulle vendite o sulla riscossione delle tasse agli sviluppi e alle questioni politiche, questi documenti storici hanno catturato la diversità degli affari e dei progressi della città.

Sebbene questi documenti siano stati ampiamente restaurati e digitalizzati tra il 2010 e il 2018, con l'accesso digitale disponibile dal 2019, la navigazione tra i volumi, a volte mal strutturati, è rimasta ad alta intensità di lavoro. Ciò ha portato a un sottoutilizzo di questa risorsa, in quanto "la collezione è stata utilizzata solo molto sporadicamente dai ricercatori, nonostante la sua significativa rilevanza per un'ampia gamma di argomenti". 

Per rendere i verbali del consiglio più accessibili a chi ha una conoscenza limitata della scrittura storica, l'Archivverbund Bautzen si è rivolto a Transkribus. Utilizzando il software di riconoscimento del testo di Transkribus, dotato di intelligenza artificiale, sarebbe stato possibile trascrivere i verbali scritti a mano e rendere le trascrizioni disponibili e ricercabili online.

Trascrizione di 55.000 pagine con Transkribus

Poiché i verbali del consiglio comunale di Bautzen erano già stati digitalizzati da una società esterna nel 2019-2021, Richter-Laugwitz racconta di aver contattato Transkribus su raccomandazione di Dirk Alvermann, responsabile dell'Archivio dell'Università di Greifswald. Dopo approfonditi colloqui e una richiesta di finanziamento attraverso il programma di finanziamento "WissensWandel", i documenti storici sono stati consegnati a Transkribus per il processo di riconoscimento e trascrizione del testo nel marzo 2021.

Come già detto, il materiale consisteva in 257 libri contenenti circa 55.000 pagine di calligrafia tedesca del periodo 1623-1832. Questo immenso corpus di testi è stato poi trascritto utilizzando il modello Transkribus Early Kurrent, un modello di riconoscimento testuale AI per la scrittura tedesca Kurrent. Dopo il processo di trascrizione iniziale nel 2021, è emersa la necessità di migliorare i risultati della trascrizione e di migliorare ulteriormente i metadati (ad esempio, la visualizzazione delle firme nella pagina di ricerca). A tal fine, è stato addestrato un modello AI personalizzato utilizzando Early Kurrent come modello di base, che è stato poi testato per vedere se dava risultati migliori. Poiché la trascrizione del nuovo modello ha mostrato un netto miglioramento, l'intera raccolta di documenti è stata revisionata nell'estate del 2023.

Esplorare i verbali del consiglio comunale di Bautzen con Transkribus 

Il risultato positivo è la documentazione digitalizzata e trascritta di 200 anni di storia della città, caricata su un sito Internet. Siti Transkribus (precedentemente chiamato Read&Search), che rende i documenti della vostra collezione Transkribus accessibili online, in modo che possano essere cercati e consultati da chiunque, ovunque. I volumi completi dei verbali del Consiglio comunale di Bautzen sono disponibili sul sito Transkribus Sites. Bautzen Ratsprotokolle. I verbali del consiglio contengono praticamente tutti gli eventi considerati degni di nota all'epoca che hanno avuto luogo in città, e ora chiunque può facilmente cercare tutti i 257 libri per qualsiasi argomento o termine di interesse. Inserendo semplicemente i termini o i nomi nel motore di ricerca del sito web, il sistema cercherà in tutti i documenti le voci corrispondenti. 

I ricercatori troveranno la funzione di ricerca di Transkribus e i metadati aggiunti nella sezione "Ricerca". Bautzen Ratsprotokolle particolarmente utile, in quanto consente non solo di visualizzare i documenti, ma anche di accedere in modo rapido e preciso ad argomenti o nomi specifici. Soprattutto nel caso di grandi collezioni di documenti, avere un corpus ricercabile significa rendere la ricerca storica più mirata ed efficiente. Richter-Laugwitz spiega che i documenti d'archivio digitalizzati e trascritti sono di grande valore per la ricerca storica, così come la connessione del sito web di Transkribus Sites ad altri portali. Nell'ambito del progetto, Transkribus ha creato permalink a Bautzen Ratsprotokolleche si trovano nei portali Archivio-D e Trovafoglio. Collegando i siti Transkribus a portali o database esistenti, intendiamo fornire un valore aggiunto agli archivi e ai ricercatori.

Una collaborazione di successo

Sebbene Transkribus si sia rivelato un'ottima scelta per rendere accessibili i documenti storici, Richter-Laugwitz spiega che la mancanza di esperienza con le capacità e i limiti del software è stata una sfida che ha portato a molte domande durante il progetto. Tuttavia, la collaborazione con i colleghi di Transkribus è stata molto diretta e costruttiva, così che le domande o i dubbi hanno potuto essere risolti, portando a un risultato soddisfacente, dice Richter-Laugwitz. 

Il progetto ha persino attirato l'attenzione dei media, che hanno pubblicato articoli sulla stampa regionale sull'uso dell'intelligenza artificiale per la ricerca sulla storia di Bautzen, ha riferito Richter-Laugwitz. I post condivisi su Twitter (ora chiamato X) hanno suscitato grande interesse e sono stati condivisi e commentati positivamente più volte a livello nazionale. Richter-Laugwitz e il team dell'Archivverbund Bautzen stanno inoltre cercando di esplorare ulteriori opportunità con Transkribus, in particolare per le cronache digitalizzate della città di Bautzen.

Il successo della collaborazione tra l'Archivverbund Bautzen e Transkribus dimostra l'impegno comune nel preservare e condividere la storia locale. Noi di Transkribus siamo lieti di aver preso parte a questo progetto per svelare il passato scritto di Bautzen. 

Grazie a Grit Richter-Laugwitz per averci parlato!

Suggerimento Transkribus di Richter-Laugwitz:

Iniziate con coraggio, le possibilità sono diverse e impressionanti.

Immagine in miniatura: Grit Richter-Laugwitz, responsabile dell'Associazione Archivi di Bautzen. © Holger Hinz